レポートのフォームは固定することが大事
まず、上司の指示で調査や実験を行った場合、必ずレポート作成まで行いましょう。
簡単な仕事でもそうです。結果レポートをつける癖は付けましょう。
いつ、なにをやって、どんな結果だったのか？実験なんて一発でうまく行かないことのほうが多いのだから、「いつやったか」ってのは結構重要。そして「いつやって、どんな失敗したか」の記録は相当重要だという意識をしてください。
また、とても簡単な作業でも、タスクが折り重なると、人間覚えてられないものです。
そんなときに、A4１枚でもいいから、見やすくまとまったレポートがあるとどんなに助かるか。忘れた頃に「あの結果どうだった？」なんて上司はすぐに行ってくるものです。口頭で報告ではダメです。細かい数値まで信頼に欠けます。ちゃんと記録を見せられるようにしましょう。
さて、報告書は読む人が充分に理解できなければ意味を成しません。できるだけ、読む人の立場に立って文書化を進める必要があります。
会社でのレポートの場合、それを読む人は大体の場合決まっています。その人（上司）がどうしたら理解しやすいのか？
それを考えると、報告書の項目名は固定してあるほうがわかりやすいです。出てくる順番も同じくです。
「○○君が出すレポートのフォームはいつも同じ形式だな」というイメージを持たせれば、上司の内容の理解も早いでしょう。上司の理解が早ければ、自分の仕事も進みます。これが無駄なく仕事をこなすコツになります。
レポート内の項目とは？ それぞれどういうことを書くの？
実験レポートには入れるべき項目とは、題名日付概要目的結果結論考察参考文献です。
お経のようになってしまいましたが順に説明します。まずはこれを理解してみましょう。
| 題名（Title） | まず、何をしたか？のワードを入れる。 目的に入れる重要キーワードを入れる。難しいワードを避けて詳しく知らない人でわかるワードを使う。 |
| 日付（Date） | 報告日はレポートのバージョン番号の代わりにもなる。報告者も合わせて添えると良い。 同じ目的で再実験した場合には日付/報告者名は更新すること。 失敗を繰り返す難しいタスクの場合、失敗の時系列は重要である。 |
| 概要（Outline/Summary） | なぜ今回この実験/調査をすることに至ったのか文章にして載せる。多少砕いた文面でも構わない。 なぜ、どう考え、何を目的に、どんな結果が期待されて実験/調査を始めようとしたのか？ などを記載する。 |
| 目的（Purpose） | シンプルに書く。 上司の指示で行う場合は、指示を再確認するなど相談し、ここは一語一句間違えないほうがよい。 目的が少しでもズレてた場合、元の木阿弥である。 |
| 結果（Result） | 全ての実験結果は載せない。 実験結果をまとめた図表やマトリクス表で表す。 ある意味、見ている人が捕捉が必要だと思うくらい簡潔な形にする。 注釈を付けたら考察で解説を入れても良い。 その代わり、印象的な図やグラフは最小の量で積極的に入れる。 詳しい実験結果は添付資料として最後に付ける。 |
| 結論（Conclusion） | 目的で使ったキーワードを必ず使ってシンプルに書く。 期待された結果が出なかった場合でも素直にその結果を示す |
| 考察（Consideration） | 今回の実験/調査で気が付いたことや、今回導かれた結論の内容から次に想像されること。NextStepとしてどうして行くことが良いとのか方向性を示したり、また、得られた結果の値の信頼性についても補足したほうが良い。 ここではオリジナルの文章で構わないので、自分の考えや思考を表現してアピールしても構わない。考察は長くなっても構わない。思いっきり表現するのもOKである。 考察の無いレポートはレポート出ない!! |
| 参考文献（Rreferences） | 主に調査の場合は情報の出元については明確にしなければならない。これが無いと文章の信頼性を欠く。 |
| 添付資料（Attachments） | 詳細な実験結果を添付資料とするが、こちらには目を通されないと思ったほうが良い。なので言いたいことは考察で述べること。 |
実験/調査の内容がシンプルで薄ければ割愛する項目があっても構いません。がしかし、出てくる順番や項目のルールは守ってください。
具体例
以前作ったことのある社内レポートを簡単に紹介します。
上で紹介した手法を取り入れています。
大事なことだからもう一度言います。
忙しい上司は「概要」「目的」以降はすっ飛ばして「結論」に行くでしょう。
「結果」のところで自分の頑張りを長々とアピールすべきではありません。まぁ、印象的な図や表が結果のところにあればそちらにも目が行く可能性はあると思いますが、重要なことは報告がシンプルでかつ、結論がちゃんと伝わることです。
つまり、「目的」「結論」「図」の３つで言いたいことがはっきりわかる報告書にしておくことが重要です。
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